Niveles legales de destrucción de documentos

Última actualización: 02.07.20

 

Bajo el marco jurídico del Reglamento General de Protección de Datos, todos los métodos de destrucción de archivos contentivos de datos confidenciales, deben ser asumidos con la mayor consideración y cuidado; ya que las sanciones establecidas por concepto del incumplimiento de esta normativa, pueden llegar a la asombrosa suma de hasta 20 millones de euros.

 

De acuerdo al RGPD, los procedimientos inherentes a la destrucción de datos deben seguir las directrices vigentes, todo esto encaminado en función de la seguridad; ya que el objetivo de esta normativa es la puesta en práctica de acciones que regulen de forma eficaz toda la información de clientes que administran las empresas, bien sea privadas o públicas, así como también, velar por el cumplimiento del derecho universal a la privacidad y a la confiabilidad.

En este sentido, son muchas las empresas que almacenan en sus archivos gran cantidad de formatos impresos, ya sea que se trate de pagos de impuestos, facturas, listado de clientes o nóminas, los que a pesar de estar caducados o inservibles, ofrecen una serie de información personal que, según el nuevo Reglamento, debe mantenerse en total privacidad.

Para deshacerse de estos documentos el rasgado simple del papel no es una opción viable, ya sea que se haga por la mitad o en cuatro partes, para luego ser tirados al contenedor de basura. Este hecho supone una violación a la seguridad de los datos, con consecuencias que podrían resultar desastrosas si estos llegan a caer en manos de cualquier delincuente. Por esto, el RGPD impone sanciones que van desde los 10 hasta los 20 millones de euros, a toda empresa, negocio o profesional que desestime la Ley.

Ante este panorama, ha cobrado especial importancia el proceso de destrucción de los documentos impresos en papel y contentivos de datos personales, bien sea que se trate de proveedores, clientes, empleados o de cualquier tercera persona que haya tenido alguna relación con la empresa. Una vez que ya no se necesiten, estos deberán ser destruidos eficazmente.

Para las empresas que posean documentos almacenados o para las personas que conservan en casa gran cantidad de papel con información confidencial, la solución más idónea es destruirlos con una destructora de papel. Además, esta forma de destrucción de documentos supone que aumentará el espacio físico en la oficina.

 

 

Métodos recomendados para destruir eficazmente los documentos

De acuerdo a los órganos rectores de la LOPD, existen tres sistemas básicos que garantizan una correcta destrucción de la documentación contentiva de información privada. La idea es que las empresas asuman la responsabilidad acerca de un adecuado manejo de los datos confidenciales de sus clientes. 

Estos métodos son los siguientes:

 

1. El uso de una destructora o trituradora de papel

Este sistema de destrucción de documentos, es uno de los más utilizados por las empresas y también por personas particulares, dada la rapidez y eficacia con la que se destruye el papel, así como la facilidad de uso que ofrecen estas máquinas. Sin embargo, indistintamente de que se trate de una de las mejores destructoras de papel, es fundamental que la máquina corresponda con el nivel de destrucción que se necesita, de acuerdo al grado de sensibilidad que presenten los documentos a destruir.

En este sentido, cuando se trata de un nivel de seguridad bajo; es decir, que los datos a destruir no se consideran un riesgo potencial de amenaza en caso de llegar a las manos de un delincuente, la destructora solo necesita convertir los documentos de papel en tiras. Si por el contrario, el nivel de seguridad establecido es alto (documentos con datos confidenciales), la destructora deberá transformar el papel en trozos con dimensiones estandarizadas, con la idea de que sea imposible su reconstrucción.

Las destructoras de papel, cuentan con el aval del Reglamento General de Protección de Datos, ya que eliminan eficientemente documentos importantes y contentivos de datos privados, lo que evita el robo de información. Así mismo, estas máquinas también son un gran aliado en las empresas, ya que gracias a su funcionalidad, permiten un ahorro de tiempo y esfuerzo y también favorecen la organización y el orden.

 

 

2. La subcontratación para destruir documentos

Este es otro método eficiente de destrucción de datos y consiste en contratar una empresa calificada y certificada, para la prestación de este servicio. En estos casos, la empresa pone a disposición del cliente un área de almacenamiento a fin de ir depositando todos los documentos que van a ser destruidos. Este espacio puede ser un contenedor de seguridad, cuando se trata de grandes volúmenes de documentos a eliminar.

También es viable que la empresa proporcione cajas con el fin de guardar los archivos físicos, las cuales podrán ser almacenadas en pallets o en estanterías. Una vez que todo el contenedor está lleno, la empresa contratada procede a recolectar y a transportar hacia sus instalaciones todo el material a destruir.

Es fundamental recalcar la importancia que reviste, el hecho de que la empresa contratada debe ser un ente confiable y garante total de la seguridad de toda la documentación contentiva en las cajas y en el contenedor; bien sea durante el transporte y manipulación antes de su total destrucción. Así mismo, debe mantener un alto nivel ético de confiabilidad, tal como lo establece la norma UNE- EN 15713– 2010.

 

3. La quema del papel

Este último sistema de destrucción de archivos, podría considerarse como el más radical y el más destructivo, ya que consisten en calcinar en un horno o en una caldera, todos los documentos dispuestos para la destrucción. Este método también da cumplimiento al RGPD y es popular en negocios o empresas que se dedican al sector de talleres, restauración y centros de jardinería.

El uso de la destructora de papel y el método de incinerar los documentos, son sistemas aprobados por la normativa vigente; además de ser económicos, también evitan que la empresa pueda ser sancionada por no cumplir con lo establecido.

 

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